Kenelle nimikenumeron omistajuus kuuluu projektikeskeisessä yrityksessä?

PLM:n ja ERP:n parissa työskennellessä kysymys nimikenumerosta nousee lähes aina esiin ennemmin tai myöhemmin. Monet pitävät itsestään selvänä, että nimikenumeron omistajuus kuuluu ERP:lle, koska siellä hallitaan hankintaa, tuotantoa, varastoa ja taloutta. Sarjatuotantoa ja luettelotuotteita tarjoavissa yrityksissä tämä on yleensä täysin perusteltua. Tuotteiden elinkaari on pitkä, niitä tilataan toistuvasti ja niitä on hallittava tarkasti logistiikan ja talouden näkökulmasta.

Projektikeskeisissä, suunnitteluvetoisissa ETO-yrityksissä arki näyttää kuitenkin usein erilaiselta. Tuotteet ja komponentit ovat yleensä olemassa siksi, että tietty projekti tarvitsee niitä. Ne suunnitellaan osana toimitusta, valmistetaan kerran – ehkä muutaman kerran – ja niiden elinkaari päättyy projektin mukana. Vaikka joitakin suunnitelmia voidaan hyödyntää myöhemmin uudelleen, se tapahtuu harvoin ilman uutta teknistä arviointia ja usein myös muutoksia. Tällaisissa ympäristöissä ei ole yhtä itsestään selvää, että nimikenumero tulisi välttämättä luoda ERP:ssä.

Luettelotuotteiden ja projektitoiminnan logiikan ero

Suuri osa PLM:n ja ERP:n järjestelmäarkkitehtuurista on muotoutunut luettelotuotteiden ja sarjatuotannon pohjalta. Siinä on järkevää, että nimikenumero on pysyvä, projekteista riippumaton ja ensisijaisesti logistiikan ja talouden ohjaama. Projektikeskeisissä yrityksissä painopiste muuttuu.

Projektilähtöisissä ympäristöissä havaitsemme tyypillisesti, että:

• nimikkeet ja komponentit syntyvät konkreettisten projektien tarpeisiin
• uudelleenkäyttöä tapahtuu, mutta usein epämuodollisesti ja uuden arvioinnin jälkeen
• suunnittelu ohjaa päätöstä siitä, mitä tarvitaan

Kun pyritään käyttämään samaa numerointikäytäntöä kuin luettelotuotannossa, syntyy usein kitkaa. Käytännössä samaksi osaksi koetulle osalle kertyy useita numeroita, ja ERP:hen liittyviä päätöksiä joudutaan tekemään jo suunnittelun alkuvaiheessa, usein ennen kuin suunnitelma ja tarve on määritelty vakiintuneesti. Ajan mittaan tämä voi tehdä järjestelmistä raskaita käyttää, erityisesti suunnittelussa ja projektien toteutuksessa.

Milloin identiteetin on usein järkevää syntyä PLM:ssä

Monissa suunnitteluvetoisissa ETO-yrityksissä juuri suunnittelu ratkaisee käytännössä, että komponentti on olemassa. Ei siksi, että siitä tulisi vakiovarastonimike, vaan koska projekti tarvitsee sitä. Tällaisissa tapauksissa on usein sekä luontevaa että käytännöllistä luoda nimikenumero PLM:ssä suunnittelun yhteydessä.

Kun osa myöhemmin hankitaan tai valmistetaan, sama numero siirretään myös ERP:hen. ERP ei tämän vuoksi menetä hallintaa, vaan sen ei tarvitse luoda uutta identiteettiä jollekin, joka on jo selkeästi määritelty. CAD-tiedostot säilyttävät omat CAD-numeronsa, ja sarjanumeroita hallitaan erikseen yksilöinä, mutta varsinainen liiketoiminnallinen identiteetti on selkeä ja tunnistettava eri toimintojen välillä.

Käytännössä tämä tarkoittaa usein:

• vähemmän hallittavia numeroita projekteissa
• vähemmän tarvetta sovittaa suunnittelun ja logistiikan tunnisteita yhteen
• parempaa yhteistä ymmärrystä PLM:n, ERP:n ja tuotannon välillä

Muutosten hallinta ja kypsyminen ajan myötä

Yleinen huolenaihe on, että tämä malli heikentää hallintaa. Kokemukset ovat usein päinvastaisia. Kun PLM omistaa nimikenumeron, sen on myös vastattava päätöksestä, mikä määrittely on kulloinkin voimassa. Revisioita, muutoksia ja julkaisua on ohjattava selkeästi, jotta ERP:ssä ei koskaan ole epäselvyyttä siitä, mitä todella valmistetaan tai hankitaan. Ero on ennen kaikkea siinä, missä identiteetti syntyy, ei siinä, kuinka tarkasti sitä hallitaan.

Kaikkia nimikkeitä ei myöskään tarvitse käsitellä samalla tavalla ikuisesti. Monet projektiyritykset onnistuvat hyvin erottamalla projektinimikkeet standardoidummista nimikkeistä. Projektinimikkeet luodaan ja niitä hallitaan PLM:ssä, josta ne siirretään myös ERP:hen. Jos komponentti osoittautuu myöhemmin soveltuvaksi uudelleenkäyttöön, se voidaan siirtää standardoidumman hallinnan piiriin, jossa säännöt ovat tiukemmat ja kytkentä ERP:hen selkeämpi.

Yhteenveto

Nimikenumeron omistajuuteen ei ole yhtä yleispätevää vastausta. Volyymituotantoa harjoittavissa yrityksissä ERP on edelleen tämän roolin luonteva paikka. Projektikeskeisissä, suunnitteluvetoisissa ETO-ympäristöissä näemme kuitenkin usein, että PLM-vetoinen lähestymistapa sujuvoittaa työtä, vähentää väärinkäsityksiä ja tuottaa numerointirakenteen, joka vastaa paremmin ihmisten todellista työskentelytapaa.

Arkkitehtuurin tulee tukea liiketoimintaa – ei päinvastoin. Jos tunnistat tässä kuvattuja haasteita, voi olla hyödyllistä tarkastella laajempaa kokonaisuutta: miten numerointi, omistajuus sekä PLM:n ja ERP:n yhteispeli toimivat teillä nykyisin. Usein jo pienet muutokset auttavat järjestelmiä tukemaan työskentelytapaa paremmin. Ota mielellään yhteyttä, niin keskustellaan sitoumuksetta siitä, miten tämä voidaan ratkaista käytännössä – vaikkapa juuri teidän projektienne ja työskentelytapojenne pohjalta.