ETO-projektinhallinta PLM:ssä

ETO käytännössä: CAD-tiedostoista ja dokumenteista toimitukseen – yhden yhteisen totuuden pohjalta

Monissa norjalaisissa teollisuusyrityksissä projekti on itse tuote. Yritykset toimittavat yksittäisiä koneita, asiakaskohtaisia järjestelmiä tai piensarjoja, jotka perustuvat usein modulaarisiin ratkaisuihin mutta sisältävät lähes aina selkeän tilauskohtaisen suunnittelun eli ETO:n osuuden. Asiakas vaikuttaa ratkaisuun joko suoraan tai välillisesti, ja jokainen projekti saa oman elinkaarensa.

Tämä asettaa projektinhallinnalle aivan erilaisia vaatimuksia kuin sarjatuotanto. Silti projekteja hallitaan usein samoilla keinoilla: CAD-tiedostot ovat PDM-järjestelmässä, dokumentit kansioissa, eteneminen Excelissä ja tilannetiedot kokouksissa, sähköposteissa ja Teamsissa. Se toimii. Kunnes ei enää toimi.

Kun projektinhallinnasta tulee käsityötä

ETO-projekteissa on jatkuvasti hallittava muutakin kuin itse suunnittelua. On tiedettävä, mikä versio on tällä hetkellä voimassa, mitä päätöksiä matkan varrella on tehty ja mitä ennen toimitusta on vielä tekemättä. Kun nämä tiedot ovat hajallaan, projektinhallinta on käytännössä manuaalista työtä.

Tyypilliset oireet on helppo tunnistaa:

• projektipäällikkö käyttää aikaa ”tilanteen selvittämiseen”
• suunnittelusta tulee pullonkaula selvitystä vaativissa asioissa
• virheet havaitaan myöhään, usein vasta tuotannossa tai lopputoimituksen lähestyessä

Tämä johtuu harvoin osaamisen puutteesta. Haaste on rakenteellinen. Kun tuotetiedot, päätökset ja etenemistiedot ovat eri järjestelmissä – ja osittain ihmisten muistin varassa – todellista yhteistä totuutta ei ole.

Useimmilla pk-yrityksillä on nykyisin hyvät perustyökalut käytössä: CAD, PDM ja ERP. Usein puuttuu niiden välinen kerros. Paikka, jossa projektin oikeastaan pitäisi elää ja jossa tuote, päätökset ja eteneminen kytkeytyvät toisiinsa.

Kytke eteneminen toimitukseen, älä laskentataulukkoon

ETO-toiminnassa hallinta paranee, kun lähestymistapa käännetään toisin päin. Sen sijaan, että projektia ohjataan tuotteen rinnalla, sitä tulisi ohjata tuotteen kautta.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että:

• eteneminen sidotaan todellisiin välitavoitteisiin ja toimituksiin
• tehtävät seuraavat tuotemuutoksia, eivät sähköpostiketjuja
• tilannetiedot päivittyvät työn edetessä, eivät vasta kokousten jälkeen

Tämä on nykyaikaisen pilvipohjaisen PLM:n ydinajatus. Esimerkiksi Autodesk Fusion Manage -järjestelmässä projekti voidaan rakentaa toimituksen ympärille. Sen välitavoitteet ja tehtävät voivat olla joko manuaalisia tai suoraan suunnittelu- ja muutosprosesseihin kytkettyjä. Tuoterakenne, dokumentaatio ja historia kulkevat projektin mukana samassa asiayhteydessä.

Olennaista ei ole Gantt-kaavio itsessään. Olennaista on, että projektin eteneminen heijastaa tuotteen ja päätösten todellista tilannetta. Pk-yrityksissä kyse on harvoin siitä, että ”kaikki” tehtäisiin kerralla. Usein suurin hyöty saadaan aloittamalla yhdestä konkreettisesta toimitusprosessista: yhdestä tyypillisestä tuotteesta, muutamasta selkeästä välitavoitteesta ja selkeästä vastuunjaosta. Kun rakenne on toimiva, sitä voidaan käyttää uudelleen ja kehittää edelleen ilman, että ratkaisusta tulee raskas. Kun projekti käytännössä on tuote, projektinhallinnan tulisi sijaita siellä, missä tuotekin. Ei erillisissä tiedostoissa, kansioissa ja kokouksissa, vaan yhdessä yhtenäisessä rakenteessa, joka todella vastaa todellisuutta.

Jos käytätte kokouksia usein tilannetietojen selvittämiseen, se on merkki siitä, ettei tilannetietojen hallinta ole järjestelmällistä.

Ottakaa yhteyttä, niin keskustellaan ilman sitoumuksia siitä, miten yksi konkreettinen toimituksenne voitaisiin jäsentää paremmin.